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Checkliste Praxisgründung

Gründungsberater Dennis Schaffer begleitet Zahnärzte bei Praxisübernahmen und Neugründungen in Baden-Württemberg. Er erlebt immer wieder, dass sich Gründer in Detailfragen verzetteln oder unsicher sind, ob sie nicht gerade eine wichtige Sache aus dem Blick verlieren.  Dennis Schaffer fasst in der nachfolgenden Übersicht zusammen, was in den einzelnen Phasen der Gründung besonders relevant ist. Für jede Phase hat er kleine Checklisten erstellt, die beispielhaft einige wichtige Punkte aufzeigen, die Praxisgründer in dieser Zeit auf keinen Fall vergessen sollten.

Die wichtigsten Fragen in den verschiedenen Phasen während der Praxisgründung

Orientierungsphase

Beginn: Spätestens zwei Jahre vor der Praxiseröffnung
Fokus: Die eigenen Wünsche und Ziele herausarbeiten.

Selbstanalyse. Arbeiten Sie ihr persönliches Stärken-/Schwächen- Profil heraus und definieren Sie Ihre eigenen mittel- und langfristigen Ziele. Wichtig: Hinterfragen Sie sowohl Ihre beruflichen als auch Ihre privaten Ziele und setzen Sie diese in ein realistisches Verhältnis.

Inspiration. Sammeln Sie möglichst vielfältige Beispiele von Praxiskonzepten und Gestaltungsmöglichkeiten, um zu erkennen, wie Ihre Traumpraxis aussehen könnte. Unter anderem findet man auf der Seite von dent.talents. viele Portraits von Gründern mit Praxisbildern sowie Interviews über die unterschiedlichen Erfahrungen im Gründungsprozess.

Prüfung Arbeitsvertrag. Behalten Sie schon jetzt Probezeiten und Kündigungsfristen im Blick und achten Sie bei neuen Stellen darauf, dass der Vertrag Ihren Plänen entgegenkommt

! Urlaubsplanung. Jetzt ist in den meisten Fällen die letzte gute Möglichkeit für eine lange Reise. Nutzen Sie die Zeit, um noch einmal ganz unbelastet Ihre Freiheit zu genießen.

Existenzgründungsberater: Dennis SChaffer

Planungs- und Vorentscheidungsphase

Beginn: Typischerweise etwa eineinhalb Jahre vor der Praxiseröffnung
Fokus: Die Grundsatzentscheidungen treffen.

Praxiskonzept. Auf Basis Ihrer Selbstanalyse erarbeiten Sie sich jetzt das Konzept für Ihre zukünftige Praxis. Wichtig: Die grundlegende Idee Ihres Praxiskonzeptes muss Ihre Kompetenz bestmöglich zum Einsatz zu bringen. Konzentrieren Sie sich darauf, Ihre Stärken zu stärken – und nicht an Ihren Schwächen herum zu feilen.

Standortsuche. Starten Sie jetzt die Suche nach den passenden Räumlichkeiten für Ihre Praxis. Wichtig: Wenn die eigenen Kriterien feststehen, sollte man sie mit möglichst vielen Objekten abgleichen. Nutzen Sie für Ihre Suche deshalb eine große Datenbank, etwa die Objektbörse von dent.talents. by Henry Schein und geben Sie auch ein Objektgesuch auf.

Standortanalyse. Wenn eine oder mehrere in Frage kommende Räumlichkeiten gefunden sind, müssen sie auf Herz und Nieren geprüft werden. Wichtig: Nutzen Sie auch das Angebot der KZV für ein Beratungsgespräch – und zwar VOR Ihrer finalen Standortentscheidung.

! Netzwerk aufbauen. Jetzt ist der perfekte Moment, sich intensiver mit anderen Gründern, Fachleuten und Beratern zu vernetzen, etwa auf Praxisgründer-Workshops. Der Austausch mit Gleichgesinnten über Möglichkeiten und Ziele ist motivierend, und enge Kontakte können auch in späteren Phasen helfen, Stopersteine zu überwinden.

Rote Flagge

Entscheidungsphase

Beginn: Etwa ein Jahr vor der Praxiseröffnung.
Fokus: Finanzierung, Umbau und Einrichtung planen.

Finanzierungsplanung. Spätestens jetzt ist es Zeit für eine intensive Auseinandersetzung mit den betriebswirtschaftlichen Aspekten Ihrer Planung. Das Herzstück einer jeden Finanzierung ist die Wirtschaftlichkeitsrechnung. Sprechen Sie deshalb geplante Investitionen sowohl mit Ihren Finanz- und Steuerberatern durch, als auch mit Dental-Spezialisten. Wichtig: Lassen Sie unterschiedliche Finanzierungen wie z.B. Leasing für Praxisgründer durchrechnen, um die für Ihre Praxis optimale Lösung zu finden.

Planung des Digitalen Workflows. Starten Sie nicht mit der Auswahl von Geräten, sondern nehmen Sie den zukünftigen Prozess in den Fokus - sowohl den Ablauf, die Struktur und die Integration innerhalb der Praxis, als auch den Workflow mit dem Labor. Gerade die Kompatibilität birgt viele Stolpersteine, ohne spezialisierte und anbieterunabhängige Beratung ist man verloren.

Prüfung Altgeräte. Wenn Sie Altgeräte übernehmen, ist eine sorgfältige Prüfung wichtig. Z.B. entsprechen viele Behandlungseinheiten in älteren Praxen den heutigen Bestimmungen nicht mehr. Auch alle Gerätebücher sollten Sie sich sehr genau ansehen. Lassen Sie im Zweifel die Funktionstüchtigkeit der Geräte über den Dentalfachhandel prüfen.

! Für Entlastung sorgen: Diese Phase wird von vielen Gründern als besonders belastend empfunden, weil so weitreichende Entscheidungen getroffen werden. Überlegen Sie, was Sie entlasten kann: Ein Wochenende mit Freunden am Meer, um den Kopf frei zu bekommen? Oder lieber intensiverer Austausch mit anderen Gründern? Auch Beratungstermine mit Gründungsberatern aus der Dentalbranche geben Sicherheit und Orientierung, gerade in den Bereichen, die besonders Kopfzerbrechen machen.

Umsetzungsphase

Beginn: In der Regel sechs Monate vor Praxiseröffnung.
Fokus: Abschließen von Verträgen, Vergabe von Aufträgen, Kontrolle der Umsetzung

Personalsuche. Spätestens jetzt müssen Sie Ihr Praxisteam komplettieren. Wichtig: Prüfen Sie bei der Übernahme von Personal die Arbeitsverträge der Mitarbeiter inkl. Arbeitszeugnis sorgfältig - und wenn es keinen Vertrag gibt, sollte in jedem Fall einer unterzeichnet werden.

Bestellung Material- und Instrumentenerstausstattung. Unterschätzen Sie nicht den Aufwand für die Auswahl des perfekten Materials. Die Grundausstattung einer modernen Zahnarztpraxis summiert sich schnell auf bis zu 1.000 verschiedene Artikel. Wichtig: Hier gilt es, Ihre neu gewonnene Einkaufsmacht geschickt einzusetzen. An Stelle langer Preisrecherchen im Internet lohnt es sich, mit einem Händler gut zu verhandeln – oftmals gibt es vom Fachhandel gemeinsame Angebote mit der Industrie speziell für Praxisgründer - so sparen Sie außerdem langfristig Zeit, weil alles aus einer Hand kommt.

Zulassung. Sie müssen Ihre Zulassungsunterlagen selbst bei der KZV einreichen. Wichtig: Informieren Sie sich schon vorher über die Sitzungstermine des Zulassungsausschusses, damit die Zeit am Ende nicht zu knapp wird.

! Unterstützung organisieren. Die Umsetzungsphase ist häufig die arbeitsintensivste Zeit einer Gründung. Freunde und Familienangehörige können eine wichtige Hilfe sein, etwa in dem sie an anderen Stellen entlasten. Am besten funktioniert das, wenn Sie vorher über Ihrer eigenen Erwartungen sprechen, und klar sagen, welche Form der Unterstützung Sie sich wünschen.

Gründer hält Schild hoch mit: Check

Finale

Die letzten vier Wochen vor Praxiseröffnung
Fokus: Das Projektmanagement der noch anstehenden Arbeiten, damit alles rechtzeitig fertig ist.

Termin- und Ablaufplanung. Vereinbaren Sie spätestens jetzt sämtliche Montage- und Einbautermine, die noch offen sind und planen sie alles genau durch. Wichtig: Lassen Sie sich alle Details und vereinbarten Fertigstellungsfristen schriftlich bestätigen.

Einschwören des Teams. Vergessen Sie im Stress der letzten Wochen nicht die Menschen, mit denen Sie zukünftig ihre Arbeitstage verbringen werden. Besprechen Sie in gemeinsamen Meetings die Rollen und Verantwortlichkeiten. Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Mitarbeiter und deren Stärken und Schwächen kennenzulernen und hören Sie vor allem gut zu, wenn Vorschläge gemacht oder Erwartungen formuliert werden.

Übergabe. Nach der Praxismontage sollten Sie sich ausreichend Zeit für die Übergabe und Einweisung nehmen. Bei der Einweisung sollten auch die Praxismitarbeiter dabei sein. Wichtig: Planen Sie Zeit für einen Probelauf ein, um mit einem „Testpatienten“ noch vor der Eröffnung alle Prozesse und Geräte zu testen.

! Genießen Sie Ihren Erfolg! Eine Eröffnungsfeier erfüllt nicht nur Marketingzwecke, sondern ist auch ein wichtiges symbolisches Ereignis für Ihr Team, für Ihr privates Umfeld und nicht zuletzt für Sie selbst: Sie haben die Gründungsphase erfolgreich gemeistert - jetzt geht es tatsächlich los!

*Ersterscheinung des Artikels in "der junge zahnarzt".

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